신고 시즌의 병목은 계산이 아니라 자료 수집에 있다

신고 시즌이 되면 업무가 밀린다. 그런데 실제로 시간을 어디에 쓰는지 되짚어 보면, 계산 자체보다 자료를 모으는 과정에 훨씬 많은 시간이 들어간다는 것을 알게 된다.

필요한 서류를 요청하고, 빠진 것을 다시 요청하고, 형식이 맞지 않아 또 요청하는 왕복이 반복된다. 한 건당으로 보면 몇 분짜리 일이지만 건수가 쌓이면 전체 일정을 밀어내는 크기가 된다. 게다가 이 왕복은 예측이 어려워서, 일정을 잡아 두기도 까다롭다.

그래서 시즌이 시작되기 전에 준비할 수 있는 것들이 있다. 고객 유형별로 필요한 자료 목록을 미리 확정해 두고, 받는 경로를 하나로 모아 두는 것이다. 여러 경로로 흩어져 들어오는 자료를 취합하는 데 드는 시간도 무시할 수 없다.

요청 문안을 다듬어 두는 것도 효과가 있다. 무엇이 왜 필요한지, 어떤 형식으로 보내면 되는지를 처음부터 구체적으로 적어 보내면 왕복 횟수가 눈에 띄게 줄어든다. 시즌 중에 문안을 다듬을 여유는 없으니, 그 작업은 앞당겨 두는 편이 낫다.

결국 시즌의 부하는 시즌 안에서 줄이기 어렵다. 줄일 수 있는 지점은 대부분 그 앞에 있다.

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